Foire aux questions

Prérequis à une déclaration

Comment puis-je faire une déclaration de soupçon (DS) ?

ERMES est la plateforme de déclaration de soupçon de Tracfin. Pour déclarer un soupçon, vous devez préalablement être inscrit sur ERMES en tant que « Déclarant ». Vous pouvez accéder au formulaire de déclaration de soupçon en vous munissant de votre numéro de télédéclarant. En cas d’oubli, vous pouvez le récupérer via ce formulaire.

Quand dois-je faire une déclaration ?

D'après l'article L.561-15 du code monétaire et financier, la déclaration doit être réalisée dès l’origine du soupçon, préalablement à l’exécution de la transaction, afin de permettre à Tracfin d'exercer, le cas échéant, son droit d'opposition.

Le professionnel doit, en conséquence, s’abstenir d’effectuer toute opération dont il soupçonne qu’elle est liée au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme.

Par dérogation, la déclaration peut intervenir après réalisation de l'opération dans les trois cas suivants :

impossibilité de surseoir à son exécution ;
soupçon apparu postérieurement à la réalisation de l'opération en cause.

Dans ces cas de figure, le professionnel est alors tenu d’informer Tracfin sans délai. La loi ne prévoit pas de seuil déclaratif pour effectuer une déclaration de soupçon. Tout élément nouveau de nature à infirmer, conforter ou modifier le contenu de la déclaration émise doit être, sans délai, porté à la connaissance de Tracfin.

Qu’est-ce qu’un soupçon étayé ?

Les sommes ou les opérations à déclarer sont celles dont les déclarants savent, soupçonnent ou ont de bonnes raisons de soupçonner qu'elles proviennent d'une infraction passible d'une peine privative de liberté supérieure à un an ou sont liées au financement du terrorisme.

La déclaration de soupçon est le fruit d’une démarche intellectuelle et la conclusion d’une analyse étayée qui ne peut pas être menée par les seuls systèmes automatisés.

Cette analyse repose sur plusieurs étapes :

La remontée d'une alerte, elle ne peut à elle seule, motiver l’envoi d’une déclaration.
L’analyse de cette alerte, elle se fonde notamment sur la connaissance du client, l’examen des opérations et les recherches en sources ouvertes. Les déclarants doivent examiner si les opérations, objet de l'alerte, sont cohérentes au regard :
- du profil personnel de leurs clients (âge, profession, objet social, domiciliation, date d'entrée en relation...)
- du profil financier de leurs clients (leur patrimoine, leur chiffre d'affaires...)
- des informations à leur disposition (éléments de notoriété, réseaux sociaux...)
La demande d’informations complémentaires au client, si le doute persiste à l’issue de cette première analyse (explications orales des opérations, demande de documents justificatifs tels que des factures, contrats, copies d'opérations, documents fiscaux...). Le comportement du client ainsi que l’état et la qualité des éléments d’information collectés constituent à cet égard des indices éclairants.

Un soupçon étayé est un soupçon qui ne peut être levé à l’issue de l'analyse des éléments qui motivent sa déclaration.

En revanche, les déclarants doivent s'abstenir de faire des déclarations uniquement motivées par des éléments de contexte. Ainsi, ne répondent pas aux exigences du III de l’article R. 561-31, les déclarations présentant les caractéristiques suivantes :

Une déclaration qui fait uniquement état de la réception d’une réquisition judiciaire ou d’une demande de renseignement émanant d’une administration ;
Une déclaration qui procède d’un simple présupposé lié à l’activité du client, à son adresse ou à son pays de résidence ou d’enregistrement, sans autre précision sur le motif du soupçon ;
Une déclaration qui repose exclusivement sur le montant élevé d’une opération fixée a priori et de manière générale, sans que ne soit établi le caractère inhabituellement élevé au regard du profil du client ;
Une déclaration émise en raison des difficultés entre l’établissement concerné et son client, ou du comportement de celui-ci notamment en face-à-face. Si le comportement d’un client peut constituer un indice intéressant, notamment dans le cadre du financement du terrorisme, il ne peut suffire à motiver son envoi.

Quelle est la différence entre une déclaration initiale et complémentaire ?

La déclaration complémentaire permet d'apporter à une déclaration initiale des informations ou documents supplémentaires renforçant ou infirmant le soupçon.

Pour initier une déclaration complémentaire, il faut donc avoir saisi une déclaration initiale et l'indiquer en référence de la nouvelle déclaration (numéro d’accusé de réception A/R), voir « Comment faire une déclaration de soupçon complémentaire ? ».

L'authentification

Quels sont différents modes d'authentification ?

Il existe deux modes d'authentification pour accéder au site ERMES :

Le mode d'authentification simple : par identifiant et mot de passe ;
Le mode d'authentification forte : par un certificat d'authentification.

Qu'est-ce qu'un certificat d'authentification ?

Un certificat d'authentification est un moyen numérique utilisé pour identifier une personne physique ou morale. Ce certificat peut être assimilé à une carte d'identité numérique. Il permet aux utilisateurs d'ERMES de se connecter au site par le mode d'authentification forte.

Pour savoir comment obtenir un certificat d’authentification, veuillez vous rapprocher de l’autorité de contrôle (AC) de votre profession.

La connexion en authentification forte à la plateforme ERMES nécessite un certificat dit RGS** ou RGS***. Retrouvez la liste des AC ERMES dans la partie « Prérequis techniques ».

Quel mode d'authentification choisir ?

Le choix du mode d'authentification peut se faire en fonction de la fréquence d'utilisation du site ERMES :

le mode d'authentification simple est adapté aux utilisateurs ponctuels ou occasionnels de la déclaration en ligne ;
le mode d'authentification forte est recommandé pour les utilisateurs réguliers de la déclaration en ligne.

Quelles sont les différences entre les modes d'authentification simple et forte ?

	Authentification simple	Authentification forte
Formulaire de déclaration ou d’information de soupçon (DS)	X	X
Formulaire de communication systématique d'informations (COSI)	X	X
Accès aux brèves	X	X
Suivi des déclarations ou informations	X	X
Synthèse de l'activité		X
Mode décloisonné		X
Rapport		X
Brouillons multiples		X
Workflow de validation correspondant/déclarant		X
Import et envoi par lot des déclarations de soupçon		X
Import et envoi par lot des communications systématiques d'informations (COSI)		X
Réception et réponse aux droits de communication (échanges sécurisés de fichiers)	X	X
Réception et réponse aux appels à vigilance (AAV)	X	X

La déclaration de soupçon ou l’information de soupçon

Qu'est-ce qu'un brouillon ?

Un brouillon permet d'enregistrer une déclaration de soupçon en cours de rédaction sur ERMES. Ces brouillons sont sécurisés et disponibles à tout moment dans le menu « Consulter / Suivi des déclarations ».

Sur ERMES, une sauvegarde automatique a lieu toutes les 2 minutes au cours de la rédaction.

Comment reprendre un brouillon ?

Pour reprendre un brouillon, sélectionnez le brouillon correspondant dans la liste du menu « Brouillon ». Vous pouvez rechercher le brouillon correspondant à partir de l'identité du déclarant, la date de création et le numéro de référence interne.

En mode d'authentification forte, vous pouvez conserver plusieurs brouillons. En mode d'authentification simple, vous ne pouvez conserver qu'un seul brouillon.

La limite de sauvegarde de chacun des brouillons est de 120 jours.

Qu'est-ce que le workflow ?

Le workflow est une fonctionnalité du mode d'authentification forte.

Elle permet d'échanger des déclarations entre correspondants et déclarants, avant leur envoi à Tracfin.

Un correspondant peut donc envoyer un brouillon de déclaration à un déclarant de son organisme. Celui-ci peut la modifier, l'envoyer à Tracfin ou la renvoyer au correspondant pour modifications.

Déclarations de soupçon – Mode « cloisonné » / mode « décloisonné »

Les modes cloisonné et décloisonné définissent les droits de consultation des déclarations des utilisateurs au sein de chaque organisme.

Mode Cloisonné : dans ce mode, un utilisateur ne voit que ses propres déclarations. C'est le mode définit par défaut.
Mode Décloisonné : dans ce mode, un utilisateur en authentification forte peut consulter l’historique des déclarations soumises à Tracfin par les utilisateurs du même organisme. Il ne peut pas consulter une déclaration à l’état de brouillon, et ne peut donc pas poursuivre, depuis son propre compte, une déclaration initiée par un autre utilisateur.

Pour demander le décloisonnement de votre organisme, merci de contacter Tracfin (ermes.tracfin@finances.gouv.fr).

Étape 1 de la déclaration : Le déclarant

Comment modifier mes informations personnelles ?

En cas d’erreur sur votre numéro de téléphone, vous pouvez le modifier sur la page « Gérer mon compte ».

Si vous souhaitez modifier une autre information, veuillez en faire la demande au support opérationnel en remplissant ce « Formulaire ».

Comment modifier les informations de mon organisme ?

En cas d’erreur sur les coordonnées de votre organisme, vous pouvez adresser une demande de modification d'information au support opérationnel en remplissant ce « Formulaire ».

Étape 2 de la déclaration : Le contexte

Quelle est la différence entre le numéro d’enregistrement et le numéro de référence interne ?

Les brouillons et les déclarations « En cours de traitement » ont un « Identifiant », mais n'ont pas encore de numéro d'enregistrement. Ce dernier est attribué automatiquement à chaque déclaration de soupçon validée par Tracfin. Il figure dans le fichier d’accusé de réception envoyé sur ERMES à l’issu du traitement de votre déclaration. Il est intitulé « N° d'enregistrement de la déclaration », et dans le tableau de suivi des déclarations, « Numéro A/R », accessibles depuis le menu « Suivi des déclarations ».

Le numéro de référence interne est un numéro de suivi que le déclarant indique librement durant la saisie et ne dépend pas de Tracfin.

Quelle est la référence à renseigner en cas d’Appel à Vigilance (AAV) ?

Une liste de cases à cocher propose les références et dates des AAV émis par Tracfin. Si aucun AAV n’a été émis ou si une autre référence doit être déclarée, il est également possible de saisir librement une référence et une date.

Étape 3 de la déclaration : Personne(s), opération(s) et analyse des faits

Combien de personnes peuvent être déclarées ?

Un maximum de 30 personnes physiques, morales et non connues peut être déclaré par DS. Toute personne impliquée directement dans une opération financière doit être déclarée dans la déclaration de soupçon. Dans le cas où vous avez plus de personnes à déclarer, vous pouvez effectuer dans la foulée une DS complémentaire pour ajouter jusqu’à 30 personnes supplémentaires.

Combien de références bancaires et financières connues peuvent être déclarés par personne ?

Un maximum de 20 références peut être déclaré par DS.

Combien de liens peuvent être faits entre les personnes déclarées ?

Un maximum de 10 liens peut être fait entre les personnes déclarées. Les liens sont bidirectionnels donc il n’est pas nécessaire de les renseigner pour chaque personne. Par exemple, si vous déclarez un lien de filiation entre une personne A et une personne B en déclarant la personne B, il n’est pas nécessaire de revenir sur la personne A pour déclarer le même lien.

Qu’est-ce qu’un bénéficiaire effectif ?

Le bénéficiaire effectif d'une société est défini comme « la ou les personnes physiques qui détiennent, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la société ou exercent, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d'administration ou de direction de la société ou sur l'assemblée générale des associés » (Article R. 561-2 du CMF).

Combien d’opérations peuvent être déclarées ?

Un maximum de 10 opérations peut être déclaré en ce qui concerne les modules :

Notaire et profession immobilière
Non financier (simplifié)
Expert-comptable et Commissaire aux compte
Casino
Jeux
Changeur manuel
Assurance non-vie (10 contrats maximum)
Avocat / CARPA

Un maximum de 30 opérations peut être déclaré dans le tableau des opérations en ce qui concerne les modules :

Prestataires de services sur actifs numériques
Etablissement de monnaie électronique et Etablissement de paiement hors Transmission de fonds
Module financier par défaut

Il n’y a pas de limite dans le tableau des opérations en ce qui concerne le module Transmission de fonds.

Comment renseigner plusieurs opérations conjointes ?

Les flux décrits peuvent être unitaires ou agrégés lorsqu’il s’agit de plusieurs opérations d’un même type (multiplicité d’opérations similaires avec une ou quelques contreparties ; identification d’un processus de fractionnement impliquant de nombreuses contreparties).

Dans le tableau permettant de renseigner les informations relatives aux opérations financières à l’origine du soupçon, le déclarant doit saisir une ligne par opération. S’il souhaite agréger plusieurs opérations sur une ligne, il doit renseigner le montant agrégé, et le nombre d’opérations agrégées.

Étape 4 de la déclaration : Pièces jointes

Quels sont les types de fichiers que je peux joindre à une déclaration de soupçon ?

Les extensions de type de fichier acceptées en pièces jointes par ERMES sont les suivantes : txt, doc, docx, odt, rtf, pdf, xls, xlsx, ods, csv, ppt, pptx, odp, bmp, jpg, jpeg, gif, png, tif, xml, cer, crt, der, anb.

Cependant, les formats image ne sont pas recommandés car ils ne sont pas pris en compte par les outils d'analyse de Tracfin.

Pour des raisons de sécurité, les fichiers .zip ne sont pas autorisés, voir « Pourquoi je ne peux pas envoyer de fichiers compressés (.zip) par ERMES ? ».

Quelles sont la taille et le nombre des pièces jointes autorisés par déclaration de soupçon ?

La taille maximale de l'ensemble des 15 pièces jointes autorisées d'une déclaration est fixée à 39 Mo.

Dans le cas où l’ensemble de vos pièces jointes dépasserait 39 Mo ou les 15 fichiers, vous pouvez envoyer les pièces complémentaires en faisant une déclaration de soupçon complémentaire, voir « Comment faire une déclaration de soupçon complémentaire ? ».

Étape finale de la déclaration : Téléchargement et envoi du formulaire

Qu'est-ce que le numéro de télédéclarant ?

Le numéro de télédéclarant est un code à 12 chiffres strictement confidentiel et personnel. Cet élément est demandé pour toute action nécessitant une signature numérique de la part d'un utilisateur ERMES.

En cas d’oubli, il existe une procédure de récupération automatique du numéro de télédéclarant :

Se rendre dans son espace personnel, rubrique « Contact / support » ;
Cliquer sur le bouton « Récupération du N° de télédéclarant » ;
Récupérer le code PIN envoyé par courriel ;
Suivre le lien de récupération envoyé par courriel ;
Renseigner le code PIN récupéré.

Le numéro de télédéclarant s’affichera alors à l’écran. Ce numéro ne vous sera jamais fourni par mail, merci de le copier-coller et de le conserver précieusement afin de pouvoir signer vos déclarations.

La perte ou compromission de ce numéro de télédéclarant doit faire l'objet d'un signalement au support opérationnel d’ERMES.

Puis-je retrouver le contenu de ma déclaration une fois celle-ci envoyée ?

Pour des raisons de sécurité, les données saisies dans ERMES sont effacées dès l'envoi de la déclaration et sa réception par Tracfin.

Vous aurez seulement accès à la référence Tracfin, votre référence interne et la date d'envoi. Vous pourrez également télécharger le document au format PDF avant d’envoyer votre déclaration. Il ne sera plus possible d’accéder au PDF de la déclaration après son envoi.

Le suivi des déclarations

Comment retrouver mes déclarations ?

Dans le menu « Suivi des déclarations », vous pouvez rechercher une déclaration à partir :

du numéro d'enregistrement si celle-ci a été validée (« Numéro A/R »),
du numéro de référence interne de la déclaration (« Ref. Interne »),
de la date d'envoi de la déclaration (« Envoyée le »).

Pour plus d'informations concernant le numéro d'enregistrement, veuillez-vous référer à la question « Quelle est la différence entre le numéro d'enregistrement et le numéro de référence interne ? ».

Comment suivre l’avancée de ma déclaration ?

Vous pouvez suivre l'avancée du traitement de vos déclarations dans le menu « Suivi des déclarations ».

Il existe différents états de traitements :

Brouillon : déclaration non envoyée ;
En cours de traitement : déclaration envoyée mais non validée par Tracfin ;
Acceptée : déclaration validée par Tracfin ;
Spécifique aux professions Avocat et CARPA
- A valider par le bâtonnier
- Refusée par le bâtonnier
Spécifique à la profession Bâtonnier/Président CE-CASS
- A valider
- Refusée

Comment modifier ma déclaration de soupçon ?

Vous ne pouvez pas modifier votre déclaration une fois celle-ci envoyée.

Vous pouvez cependant faire une déclaration de soupçon complémentaire pour compléter votre déclaration initiale, voir ci-dessous.

Comment faire une déclaration de soupçon complémentaire ?

A l'ouverture du formulaire de déclaration de soupçon, vous avez le choix entre « Initiale » ou « Complémentaire ». Sélectionnez « Complémentaire » puis choisissez ensuite parmi vos anciennes déclarations la déclaration initiale que vous souhaitez compléter.

Le suivi des échanges

Qu'est-ce que la fonction « Échanges sécurisés de fichiers » ?

La fonction « Mes échanges » offre la possibilité :

de recevoir des appels à vigilance (AAV) ;
de recevoir et de répondre aux droits de communication émis par Tracfin, par le biais d'envoi de documents sous forme dématérialisée.

Puis-je créer un échange sécurisé ?

Non, seul Tracfin peut initier un échange. Le contenu de l'échange doit impérativement se limiter à l'objet du droit de communication envoyé par Tracfin. Les informations communiquées à Tracfin sans sollicitation préalable de sa part ou sans rapport doivent faire l'objet d'une déclaration de soupçon (DS) ou d'une communication systématique d'informations (COSI).

Quelle est la taille maximale d'un fichier envoyé dans une réponse à un droit de communication ?

La taille maximale des pièces jointes est de 95 Mo par réponse.

Combien de fichiers peuvent être ajoutés à une réponse à un droit de communication ?

Le nombre limite de fichiers par réponse est de 3.

Le nombre de réponses à un droit de communication est limité à 8.

Un déclarant peut donc envoyer au total 24 pièces jointes par droit de communication.

Quels types de pièces jointes peuvent être ajoutés à une réponse à un droit de communication ?

Les types de fichiers sont identiques à ceux qui peuvent être joints à une déclaration de soupçon, voir « Quels sont les types de fichiers que je peux joindre à une déclaration de soupçon ? ».

Pour mémoire, les formats compressés (.zip) ne sont pas autorisés.

De quelle sécurité bénéficient les échanges sécurisés ?

Les mêmes mécanismes que pour l'envoi des déclarations sont employés afin de garantir la sécurité des données (authentification, chiffrement...).

Quels sont les modes de visibilité des échanges ?

Par défaut, l'ensemble des déclarants et correspondants d'un organisme inscrits à ERMES ont accès aux échanges et peuvent répondre à toute demande de Tracfin, quel que soit leur mode d'authentification.

Il est possible d'opter pour le mode « visibilité restreinte ». Dans ce mode, chaque utilisateur ERMES ne peut répondre qu'aux demandes qui lui sont adressées personnellement, les autres déclarants ou correspondants de l'organisme n'ont pas accès à ces échanges.

Le choix du mode « visibilité restreinte » s'entend nécessairement pour l'ensemble des déclarants et correspondants d'un même organisme inscrits à ERMES.

La demande de modification de la visibilité des échanges est à adresser à : ermes.tracfin@finances.gouv.fr

Les fonctionnalités d'import et d’envoi de données

Que sont l’import et l'envoi par lot ?

L’import et l’envoi par lot sont des fonctionnalités avancées du mode d'authentification forte. Elles s’adressent aux déclarants disposant en interne d'un système informatique de traitement de la lutte anti-blanchiment et permettent de réduire la saisie manuelle d'informations en chargeant un fichier au format XML directement depuis la plateforme ERMES – Import/envoi par lot, ou depuis un outil tiers – Import/envoi unitaire/par lot « Serics ».

L’import par lot et l’import par lot Serics permettent de créer des brouillons de déclaration ou de COSI V1 sur la plateforme ERMES à valider avant l’envoi par le déclarant à Tracfin.

L’envoi par lot permet une transmission directe à Tracfin : envoi Serics unitaire d’une déclaration, envoi par lot et envoi par lot Serics de COSI V2.

Le tableau ci-dessous résume les modalités d’import et d’envoi de DS et de COSI :

Type	Modalité	Chargement sur ERMES	Chargement hors ERMES	Brouillon à valider sur ERMES	Transmission directe à Tracfin
Déclaration ou information de soupçon (DS)	Import par lot *	X		X
	Import par lot Serics *		X	X
	Envoi Serics unitaire *		X		X
Communication systématique d’informations V1 (COSI V1)	Envoi par lot	X			X
Communication systématique d’informations V1 (COSI V1)	Envoi par lot Serics		X		X
Communication systématique d’informations V2 (COSI V2)	Envoi par lot	X			X
Communication systématique d’informations V2 (COSI V2)	Envoi par lot Serics		X		X

* Depuis le 10/12/2024, pour les déclarations ou informations de soupçon, l’import ancien format ainsi que l’import par lot et import Serics via un fichier XML au format « V1 » ne sont plus pris en charge sur la plateforme ERMES. Les fichiers à utiliser dans ces cas doivent être au format XML « V2 ».

Qu'est-ce qu'un fichier XML ?

Le XML est un format de fichier qui permet de standardiser l’import et l’envoi de déclarations ou de COSI avec Tracfin.

Puis-je utiliser le XML de l'ancienne téléprocédure (TeleDS) dans ERMES ?

Non, depuis le 10/12/2024, pour les déclarations ou informations de soupçon, l’import ancien format ainsi que l’import par lot et import Serics via un fichier XML au format « V1 » ne sont plus pris en charge sur la plateforme ERMES. Seuls les fichiers au format XML « V2 » sont autorisés.

Où puis-je trouver les informations techniques relatives aux formats des fichiers XML employés dans ERMES ?

Les éléments techniques permettant la création d’un fichier XML sont disponibles auprès du support technique (Menu « Contact / support »). Attention : ces éléments nécessitent d'être pris en compte par un informaticien compétent au sein de votre organisme.

Pourquoi je ne peux pas envoyer de fichiers compressés (.zip) par ERMES ?

Les fichiers compressés ne sont pas acceptés pour les raisons suivantes :