Conditions générales d'utilisation

Inscription des déclarants et correspondants à la plateforme de déclaration ERMES

Objet et acceptation des conditions générales d’utilisation

Les présentes conditions générales d'utilisation (CGU) définissent les dispositions liées à l'utilisation d’ERMES - Echange de Renseignements par Messagerie en Environnement Sécurisé - la plateforme de déclaration en ligne de Tracfin.

Celles-ci concernent les services disponibles sur le site tracfin.finances.gouv.fr, accessibles aux professionnels soumis aux obligations relatives à la lutte contre le blanchiment des capitaux et au financement du terrorisme (LCB-FT), qui sont listés à l’article L.561-2 du code monétaire et financier (CMF) ainsi qu’aux entités mentionnées à l’article L.561-27 et à l’article L.561-28 du CMF.

L'accès à ces services est subordonné à l'acceptation préalable par l'usager des présentes CGU, ce qui se matérialise par une case à cocher sur le site lors de la procédure d'inscription.

Tout nouvel organisme ou tout organisme déjà inscrit sur la plateforme ERMES est soumis aux présentes conditions générales.

En cas de modification des présentes CGU, l'usager en sera informé sur le site.

Présentation d'ERMES

Services proposés

ERMES permet aux professionnels assujettis au dispositif de LCB-FT de :

• déclarer les sommes et les opérations prévues aux articles L.561-15 et L.561-15-1 du CMF ;
• de répondre aux droits de communication et appels à vigilance effectués par Tracfin en vertu respectivement des articles L. 561.25 et L.561-26 du CMF.

ERMES offre la possibilité à toute personne chargée d’une mission de service public :

• de transmettre, à son initiative, toute information nécessaire à Tracfin dans l’accomplissement de sa mission de LCB-FT, conformément aux articles L. 561-27 et L. 561-28 du CMF ;
• de répondre aux demandes effectuées par Tracfin en vertu de l'article L.561-27 du CMF.

Procédure d'inscription

L’inscription à ERMES est strictement réservée aux personnes physiques autorisées à effectuer une déclaration de soupçon (professionnels listés à l’article L.561-2 du CMF) ou à transmettre une information spontanée à Tracfin (personnes listées aux articles L. 561-27 et L.561-28 du CMF).

Les particuliers ou les professionnels non mentionnés aux articles du code monétaire et financier précédemment cités ne sont pas concernés par ERMES et ne peuvent pas transmettre de déclaration à Tracfin.

Toute inscription à ERMES par une personne n'appartenant pas à l’une de ces catégories sera rejetée par Tracfin.

Afin de vérifier l'appartenance des personnes s'inscrivant à ERMES à l'une des catégories professionnelles susmentionnées, des documents sont demandés lors de l'inscription (ex : Kbis ou équivalent, fiche INSEE, statuts, etc.). Ces documents sont exclusivement utilisés par Tracfin en soutien de cette vérification.

ERMES prend en compte les spécificités liées aux échanges avec les avocats (13° de l'article L.561-2 du CMF).

Les professionnels peuvent s’inscrire en tant que déclarantⁱ ou en tant que correspondantⁱ.

Désignation

Les personnes habilitées à déclarer auprès de Tracfin ainsi que les correspondants chargés de répondre aux demandes de Tracfin doivent faire l'objet d'une désignation de la part de leurs dirigeants (articles R.561-23 et R.561-24 du CMF).

Toute inscription qui ne respecterait pas ces obligations réglementaires ne sera pas validée par Tracfin.

Prérequis techniques

L'accès à ERMES nécessite de disposer des éléments suivants :

• Une connexion internet haut débit ;
• L'autorisation des protocoles https ;
• Une adresse électronique. Les serveurs de messagerie mettant en œuvre un dispositif d'anti-spam avec confirmation (type « mailinblack ») devront être en mesure d'accepter les messages en provenance d'ERMES à partir de l’adresse : tracfin-nepasrepondre@ermes.finances.gouv.fr ;
• Un navigateur internet acceptant les cookies : Mozilla Firefox (version 88 ou version ESR 78 ou supérieure), Microsoft Edge, Google Chrome ou autres navigateurs basés sur Chromium (Opera, Vivaldi, etc. - version 90 ou supérieure), Safari (version 14 ou supérieure) ;
• Un lecteur de document DOCX ou ODT pour télécharger le formulaire de désignation à renseigner et joindre lors de l'inscription ;
• Un lecteur de document PDF pour lire les accusés de réception ou les récapitulatifs de déclaration ou information de soupçon transmis via ERMES ;
• Un antivirus à jour ;
• Dans le cas d'une authentification forte, un certificat d'authentification 2*ou 3* au sens du référentiel général de sécurité (RGS) sous réserve qu'ils soient sur support physique (carte à puce, clé USB, etc.). Cliquez ici pour en savoir plus sur les modes d’authentification.

Concernant les certificats d'authentification répondant aux critères RGS 3 * ou RGS 2 *

La liste des autorités habilitées à délivrer des certificats compatibles avec ERMES est disponible ici : ListeDesAC_Ermes.pdf - https://www.lsti-certification.fr

Accès et sécurité

Accès

L'inscription en ligne n'est accessible qu'à partir de l'adresse tracfin.finances.gouv.fr

L'accès au site est possible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sous réserve de suspensions liées à d’éventuelles difficultés techniques ainsi qu’à la maintenance nécessaire au bon fonctionnement du site. Les opérations planifiées donneront lieu à un message dans le bandeau d'information de l'espace personnel.

Signature

La signature électronique des déclarations ou informations transmises à Tracfin s’effectue au moyen du numéro de télédéclarant à 12 chiffres fourni de lors de la procédure d'inscription. Ce numéro est personnel et strictement confidentiel. En cas de perte, il est possible au déclarant de récupérer par lui-même son numéro de télédéclarant ici. En cas de compromission de ce numéro, le déclarant doit prendre contact sans délai avec le support opérationnel d'ERMES de façon à générer un nouveau numéro de télédéclarant à 12 chiffres.

Garanties pour l'usager

L'ensemble des éléments constituant l'architecture technique de la procédure de déclaration sont soumis au respect des règles édictées par le référentiel général de sécurité. Le système permet de reconstituer l’historique des opérations réalisées.

Responsabilité des utilisateurs

L'utilisateur reste exclusivement responsable de la sécurité de son poste de travail pour l'accès à ERMES, de même que de la protection des données chargées vers ou depuis le système ERMES sur son environnement de travail.

Support technique et support opérationnel

Un support technique, assuré par un centre d'assistance, est accessible par courriel ou par téléphone les jours ouvrés de 9 heures à 18 heures (CET).

Les demandes de support sont prises en charge par des personnels extérieurs à Tracfin, qui ne sont pas habilités à connaître des faits ou des éléments qui sont communiqués au service. L’utilisateur ne doit, en aucun cas, communiquer au support technique des éléments liés au contenu d’une déclaration ou information de soupçon.

Les éléments à transmettre à ce support devront donc se limiter aux difficultés techniques (problème de connexion au site, erreur lors de l'envoi d’une déclaration de soupçon, etc.), ce qui exclut :

• Les demandes d'assistance liées à l'environnement de l'utilisateur, qui relèvent de sa responsabilité. À titre d'exemple, l'installation des éléments permettant l'authentification forte, l'ouverture de flux réseaux permettant l'accès à ERMES ou encore l'absence des logiciels nécessaires à son utilisation, ne sont pas pris en charge par l’assistance technique ;
• Les demandes liées au contenu de la déclaration ou d’information de soupçon. Celles-ci doivent être directement adressées auprès des équipes de Tracfin à l'adresse du support opérationnel ermes.tracfin@finances.gouv.fr.

Gestion des comptes

En cas d’inactivité prolongée, d’erreurs de saisie lors de l’authentification, de non-respect des présentes CGU, ou d'actions portant atteinte à l'intégrité des données ou au fonctionnement de la plateforme, Tracfin se réserve le droit de désactiver sans préavis le compte d'un utilisateur. Ce dernier en est informé.

Mode « cloisonné »

Le mode « cloisonné » consiste à limiter par défaut à un seul utilisateur la visualisation de ses propres données (historique de déclarations, accusés de réception et déclarations en cours de rédaction en mode brouillon).

Sur demande adressée par courriel à Tracfin, un organisme peut demander que tous les utilisateurs disposant du rôle de « déclarant » et authentifiés de manière forte aient accès à l'ensemble des données de l’organisme (historique de déclarations, accusés de réception et rapports d'activité de tous les déclarants de l'organisme). La levée du mode « cloisonné » s'applique à l'ensemble des déclarants, d'un même organisme, inscrits en authentification forte à ERMES.

La demande de levée du mode cloisonné doit être adressée à : ermes.tracfin@finances.gouv.fr.

Visibilité des échanges sécurisés de fichiers

Par défaut, l'ensemble des déclarants et correspondants d'un organisme inscrits à ERMES ont accès et peuvent répondre à toute demande de Tracfin, quel que soit leur mode d'authentification.

Il est toutefois possible d'opter pour le mode « visibilité restreinte ». Dans ce mode, chaque utilisateur ne peut alors répondre qu'aux demandes qui lui sont adressées personnellement, et les autres déclarants ou correspondants de l'organisme n'ont pas accès à ces échanges. Le choix du mode « visibilité restreinte » s'entend nécessairement pour l'ensemble des déclarants et correspondants d'un même organisme.

La demande de modification de la visibilité des échanges doit être adressée par courriel à : ermes.tracfin@finances.gouv.fr.

Protection des données personnelles

Les données recueillies à l’issue de la phase d’inscription sont enregistrées dans le système de traitement de l’information mis en œuvre par Tracfin pour l’exercice de ses missions telles que définies, d’une part, au chapitre I, titre VI, livre V du CMF en tant que cellule de renseignement financier et, d’autre part, celles définies aux articles L. 811-2 et L. 811-3 du code de la sécurité intérieure en tant que service spécialisé de renseignement.

Le recueil de ces données est obligatoire pour permettre l’inscription à ERMES et l’exercice des obligations prévues aux articles R. 561-23 et 561-24 du CMF.

Sont destinataires des données recueillies, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d’en connaître :

• les agents affectés à Tracfin, individuellement désignés et spécialement habilités par le directeur ;
• les personnes mentionnées à l’article L. 561-36 du CMF en application et dans les conditions prévues à l’article L. 561-28 du même code.

Les données recueillies à l’issue de la phase d’inscription ne sont pas transférées à destination d’un État non-membre de l’Union Européenne.

Les données relatives aux personnes autorisées en application des articles R. 561-23 et R. 561-24 du CMF peuvent être conservées pendant une durée de 10 ans à compter de leur inscription. Ce délai est porté à 20 ans si les informations communiquées par ces personnes ont permis une transmission à l’autorité judiciaire en application des articles L. 561-30-1 et L. 561-31 du même code.

Droits d'accès et de rectification

Conformément aux dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement des données qui vous concernent.

Ce droit s’exerce, en justifiant de votre identité, par courriel (ermes.tracfin@finances.gouv.fr) ou par courrier auprès du responsable du traitement à l’adresse suivante :

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.